Организация внутреннего аудита в соответствии с требованиями ИСО-9001:2000 и ИСО-14001:2004

Внутренним аудитом мы начали заниматься в 1997 году, когда стали внедрять разрабатываемые документы системы менеджмента качества. Основам менеджмента и аудита были обучены 16 специалистов и руководителей. Каждый из этих «внештатных» аудиторов проводил по 2 — 3 аудита в год. Однако такая организация работ имеет ряд существенных недостатков, главный из которых - большая загруженность основной работой. Те, кто пыталися аудиты проводить хорошо, были вынуждены заниматься подготовкой к ним и составлением отчетов в свое свободное время. Тем не менее, все равно им приходилось отрываться от основной работы на 1 - 3 дня для проведения собственно аудита на месте. Это не приветствовалось руководителями «внештатных» аудиторов. Сложно было поддерживать квалификацию такого большого количества аудиторов на необходимом уровне. Когда человек редко проводит аудиты, трудно говорить о приобретении им достаточных навыков этой работы. Все это вместе взятое приводило к низкому качеству аудитов, отчеты становились все более формальными. Мы не были уверены в себе перед внешними аудитами, да и на улучшения по результатам аудитов трудно было рассчитывать. Поэтому было принято решение о введении в структуру системного отдела штатных аудиторов в количестве 4 человек. Пришли увлеченные люди, и мы практически забыли о вчерашних проблемах. В настоящее время для повышения квалификации аудиторы не реже одного раза в три года проходят переподготовку. В настоящее время ответственность за планирование и проведение внутренних аудитов СМК и СМОС возложена на службу директора по качеству, в которую входит отдел стандартизации и качества.

Подготовкой годового графика аудитов и их проведением занимается отдел стандартизации и качества, в состав которого входят аудиторы.

Составление программы аудита на предстоящий год - очень важный этап, который предусматривает определение аудируемых подразделений, процессов.

Обязательно включаются в программу аудита процессы и подразделения - основные участники этих процессов из следующей цепочки: маркетинг - подготовка производства - закупки — производство — сбыт. Кроме того, проводится анализ результатов аудитов за прошедший год, и процессы и подразделения, при аудите которых было выявлены несоответствия, включаются в программу, также как процессы и подразделения, владельцы и руководители которых обратились с предложением о проведении аудита.

Определение пунктов стандартов ИСО, на соответствие которым будет проводиться аудит, выбирают в соответствии с установленной ответственностью, указанной в матрицах руководств по СМК и СМОС. Как правило, проверяются все виды деятельности. Цели аудита - указывается полный стандартный набор. Следует отметить, что оценка результативности мероприятий, разработанных по результатам ранее проведенных аудитов, проводится всегда. Дата проведения аудита определяется с учетом предложений аудируемых, для чего им предварительно рассылается проект программы. Такой подход резко снижает количество случаев переноса сроков, что позволяет добиться более ритмичной, без авралов, работы аудиторов.

План конкретного аудита разрабатывает аудитор. Объем и цели аудита определены в программе. Критерии аудита определяют в соответствии с программой (пункты стандартов) и документацией СМК и СМОС. Время проведения аудита согласуется на вступительном заседании.

Как приложение к плану аудита главный аудитор составляет перечень вопросов. На подготовительную работу аудитор тратит большую часть времени, проводя анализ документации и уже подготавливая соответствующую часть будущего отчета. Мы считаем, что чем лучше будет готов аудитор, тем эффективнее будет результат и, что немаловажно, меньшее время будет затрачено на проведение аудита на месте, то есть сократится время, на которое будет отвлечен от основной работы персонал аудируемого подразделения.

При проведении аудита основное - создать атмосферу сотрудничества. Только тогда можно выявить действительно «узкие» места. Нам это удается, благодаря тому, что практически исключены из практики наказания по результатам аудита (за исключением тех случаев, когда причиной служит «низкая исполнительская дисциплина»). Однако таких случаев единицы. И когда начинаешь внимательно анализировать причины, выясняешь, что чаще всего первопричиной являются недостатки системы. Мы делаем акцент на проведенных по результатам аудита улучшениях, произведенных на основании, как предложений аудиторов, так и выявленных несоответствий, то есть, главным результатом аудита считаем не количество выявленных несоответствий, а проведенные улучшения. Такой подход мотивирует совместную работу всех сотрудников, принимающих участие в аудите, и результативность его возрастает.

Акционерное общество «УМЗ» входит в состав Холдинга АО НАК «Казатомпром», находится в г. Усть-Каменогорске и является одним из крупнейших в мире производителей бериллиевой продукции, топлива для атомных электростанций, танталовой и ниобиевой продукции, плавиковой кислоты. Продукция предприятия поставляется в Россию, США, Японию, Китай и другие страны.

Многопрофильное производство предприятия связано с использованием и выделением ряда вредных веществ, что оказывает негативное воздействие на окружающую среду. На предприятии определена стратегия развития производств, имеющая выраженную экологическую направленность, частью которой является инвестиционная программа «Экология».

В АО «УМЗ» функционирует интегрированная система менеджмента, которая включает систему менеджмента качества (СМК) и систему менеджмента окружающей среды (СМОС).

СМК была сертифицирована TUV-CERT на соответствие ИСО-9002:1998 в 1998 году с консалтинговой поддержкой компании «Интерсертифика».

СМОС была сертифицирована BVQi на соответствие ИСО-14001 в 2003 году. Численность персонала предприятия составляет около 6000 человек.

Анатолий ШАХМИН, начальник отдела стандартизации и качества Ульбинского металлургического завода.
Мир качества (Алматы), № 12 (19), 30.12.2005г.